Otázka za milion dolarů pro každou firmu. Co byste měli dělat, pokud používáte starší software, který je ve vaší firmě již deset let, ale máte potíže s implementací nových funkcí? Naprosto upřímná odpověď zní – to záleží. Neexistují dva stejné případy a každá taková situace vyžaduje důkladnou analýzu a výzkum. Ale i když jsme si jisti, že nemůžeme dát všechny do stejné krabice, existují určité faktory, které jsou univerzální, jestli se rozhodujete mezi starším softwarem, nebo pořízením nového.
Před časem naši společnost DEV PACK oslovil klient, poskytovatel ERP pro malé a středně velké logistické společnosti a realitní developery. Zpočátku se jednalo pouze o dotaz na zkušeného projektového manažera ohledně pomoci s odřízením dovývoje ERP. Náš zákazník již měl proces ERP, který byl implementován před několika lety. Nicméně vzhledem k vývoji na trhu, novým bezpečnostním rizikům a růstu zákaznické základny bylo zásadní implementovat další moduly. Projekt byl svým rozsahem značně náročný a klient jej nedokázal pokrýt vlastními interními zdroji. Pokud by jej realizoval sám, byl by ohrožen nejen každodenní provoz, ale také bezpečnost dat.
Z toho důvodu jsme outsourcovali jednoho z našich vlastních projektových manažerů.
Náš projektový manažer zmapoval všechny existující procesy ve společnosti, aby definoval závislosti, hrozby a rizika. Velmi brzy bylo jasné, že systém, který společnost provozuje, je staromódní, „krabicový“ software, který bojoval s novými funkcionalitami. Nejen, že by bylo nákladné přidat další moduly, ale byla vysoká pravděpodobnost, že časem je systém nebude schopen bezpečně uložit bez rizika úniku dat. Přesto, rozhodnutí, kterému náš klient čelil, bylo komplikované – má investovat do systému, který již měl, a snažit se do systému implementovat všechny nové požadavky, nebo by měl jít po něčem úplně novém?
Abychom klientovi pomohli s rozhodovacím procesem, připravili jsme jednoduchou kalkulaci. Porovnali jsme dlouhodobé náklady na údržbu staršího softwaru s vývojem nového ERP systému, který by byl přizpůsoben potřebám našeho klienta. Na základě porovnání těchto výpočtů a po zvážení bezpečnostních rizik, se klient rozhodl pro nový ERP systém. se klient rozhodl pro nový ERP systém.
Přesto nechuť něco změnit v jejich vnitropodnikových strukturách vysoká. Zaměstnancům se starý systém líbil, věděli, jak funguje, znali dobře všechny funkcionality a nechtěli nic měnit. Abychom překonali jejich odpor, vytvořili jsme několik pracovních skupin a silné komunikační kanály se všemi dotčenými zainteresovanými stranami. Vznikl JEDEN tým, který se skládal ze zaměstnanců klienta a našich vlastních odborníků, a stali jsme se partnery.
Společně jsme vyvinuli a implementovali neprůstřelné ERP s transparentními procesy a eliminovaly jsme strach z toho, že v budoucnu vyskočí ze skříně jakýkoli kostlivec. Pomohli jsme také zavést nový systém Staff Performance, který zlepšil proces hodnocení interních zaměstnanců.
Na začátku jsme hovořili o univerzálních faktorech, které vám pomohou při rozhodování o vašem starším softwaru.
Na základě našich zkušeností to jsou:
1. Náklady
Nenechte se chytit do pasti počítání krátkodobých nákladů vynaložených na vývoj vs. zlepšování funkčnosti staršího softwaru. Když srovnáváte výdaje na tu či onu variantu, dívejte se na ni alespoň z horizontu tří let. Kolik vás to bude stát, pokud by měl systém podporovat růst vašeho podnikání? Jak snadné/obtížné je implementovat nové funkce? Kolik stojí údržba starého systému?
2. Bezpečnost
Aniž bychom toto téma hlouběji rozváděli, pokud váš současný systém nepodporuje bezpečnost uložených dat, je v podstatě jasné, co udělat. V dnešním světě lidé váhají s uvedením svých e-mailových adres, nemluvě o citlivějších datech. S modernizací IT bohužel jde lehce proniknout i přes firewally mnohých systémů, a pokud váš současný software nedokáže ochránit citlivá data zákazníků, měli byste buď upgradovat jeho funkcionalitu, nebo zvážit jeho kompletní změnu. Bezpečnost je něco, v čem nemůžeme dělat kompromisy.
3. Konkurenční výhoda
Může váš systém nabídnout zákazníkům něco co potřebují a vaši konkurenti to zatím nemají? V dnešním světě jsou zkušenosti o jednoduchosti a digitalizaci a dokonce i nedigitální produkty a služby jsou o digitalizaci. Chceme sledovat, kde je naše dodávka, vidět stav naší objednávky, jaký je zájem o naše produkty. Dokáže to váš systém? Pokud ne, jak snadné/obtížné je implementovat tuto novou funkci, která by vám získala dalších 5 % klientů?
Abychom to shrnuli – když stojíte před rozhodnutím, zda byste měli inovovat svůj starší systém, nebo se podívat na vývoj nového řešení, musíte přijmout perspektivu „ptačího pohledu“. Když jste na to sami, může to být náročnější, než když spolupracujete s odborníky. Naše společnost může poskytnout nezávislé specialisty, kteří jsou schopni vyhodnotit specifika vašeho interního prostředí a doporučit řešení, které bude nejlépe vyhovovat vašim potřebám.
I když představa nového softwaru nebo aplikace může být ohromující, může to být často méně nákladné než snaha o udržení starých systémů při životě.
Pokud váhate co dál, kontaktujte naši společnost a my zmapujeme aktuální procesy s návrhem na co nejlepší postup. Máme dlouholeté zkušenosti s vývojem softwaru a aplikací.
