Proč každý potřebuje projektového manažera?

5. 2. 2022

Monika Kinlovicova

Opravdu je zapotřebí „pozice“ projektového manažera?

Přibližně 70 % IT projektů se nepodaří každý rok úspěšně zrealizovat jen proto, že společnosti nemají stanovenou jasnou strukturu projektového řízení.

Mezi nejčastější důvody selhání patří

  • nejasně určený časový rozvrh,
  • nedostatečné plánování a komunikace,
  • neschopnost přizpůsobit projekty změnám na trhu či strategii organizace.

Z vlastní zkušenosti k tomu můžeme přidat ještě jeden podstatný důvod – nedostatek zkušeností a kvalifikace osoby, která zodpovídá za projekt – projektového manažera. Když je nutné zapojit do vývoje projektového manažera, má firma často tendenci jmenovat někoho z interních zaměstnanců, jehož primární funkcí je ale dělat něco jiného. Přesně to byl také případ jednoho z našich klientů.

Když nás před lety kontaktoval náš klient, zpočátku potřeboval pouze zkušeného projektového manažera, který by mu pomohl řídit projekty v rámci již zaběhlých procesů. Do té doby se pokoušel své projekty řídit interními zdroji.

Prostředí, ve kterém se pohybuje (finanční sektor), je navíc velmi citlivé na data (také byste asi nechtěli, aby se systémy s daty vašich klientů náhle vypnuly kvůli chybě, které lze předejít).

Zpočátku měl proto představu, že se mu podaří udržet své podnikání v již zavedených strukturách. Velmi brzy se ale začal potýkat s mnoha problémy a to hned z několika důvodů:

1. Trh, na kterém náš klient působí, je ovlivněn neustálými změnami a všechny projekty musí být vedeny dostatečně flexibilně, aby odrážely tyto měnící se trendy. V případě našeho klienta tomu tak nebylo.

2. Většina projektů probíhala paralelně. Pro jednoho člověka bylo proto obtížné dohlížet na všechny současně a efektivně je řídit. Projekty se často překrývaly, jejich přínosy nebyly jasné a bylo těžké rozlišit mezi tím, co bylo přínosné, a tím, co bylo již zažité a probíhalo automaticky.

3. Všechny interní zdroje – včetně těch, které byly pověřeny řízením nových projektů – byly zaměstnány svou každodenní činností. I při tom nejlepším úmyslu došlo vždy k nerovnováze a utrpěla jedna ze dvou oblastí – buď projekt, nebo každodenní provoz.

Všechny výše uvedené faktory způsobovaly časové prodlevy, přetěžovaly interní zaměstnance a způsobily značné plýtvání finančními zdroji.

Představte si, kolik stojí, když svého zaměstnance stáhnete z jeho každodenní práce a přidáte mu další povinnosti. V ten moment nás klient požádal o pomoc.

Projekty převzali naši projektoví manažeři:

  • vytvořili jasné komunikační cesty,
  • zmapovali všechny procesy v organizaci,
  • navrhli možná zlepšení efektivity.
  • Doporučili zřízení funkce PMO, která by zajistila hladký chod a realizaci stávajících i nových projektů.

Samozřejmě jsme se zpočátku trápili. Čelili jsme nevoli interního oddělení, které se cítilo ohroženo přidáním cizího prvku do svých struktur. Abychom tuto překážku překonali a přiměli ostatní spolupracovat, vytvořili jsme od začátku velmi jasné komunikační kanály. Uvědomili jsme si, že odpor, kterému čelíme, způsobilo nepochopení výhod takového modelu spolupráce a strach z nových procesů.

Zorganizovali jsme proto sérii školení zaměřených na Metodiky projektového řízení a workshopy Soft Skills.

Nejen že s námi zaměstnanci začali lépe spolupracovat, zlepšila se také jejich komunikace mezi dalšími odděleními.

Tak a nyní k otázce, kterou jsem položili hned v úvodu. Měla by mít společnost zkušeného projektového manažera pro řízení svých projektů? Rozhodně ano. 70% riziko selhání projektu je až příliš vysoké na to, aby se dalo ignorovat. A přestože nikdy nelze zcela zabránit vzniku poruch, riziko neúspěchu dramaticky klesá, když jsou dodržovány správné procesy.

V DEV PACKu máme tým zkušených projektových manažerů, kteří dodržují všechny PM metodiky – Kanban, Kaizen, Six Sigma, Waterfall, Agile, Scrum, Lean. V podstatě si můžete vybrat, která metodika nejlépe vyhovuje oblasti vašeho podnikání, a my vám poskytneme přesně takovou osobu, která bude vyhovovat vašim potřebám. A pokud si nejste jisti metodikami, nebojte se – jsme tu, abychom vám pomohli. Než se pustíme do jakéhokoli projektu, vždy zhodnotíme situaci našeho konkrétního klienta a specifika jeho vnitřního prostředí. Pokud potřebujete někoho s praktickým řešením, kontaktujte naši společnost.

You may also like…