Případová studie
Projektový management
Kompletní implementace project management office
Klient
Poskytovatel služeb v oblasti pojišťovnictví.
Potřeba
Potřeba zkušeného projektového manažera, který by pomáhal řídit paralelně běžící projekty v rámci podnikových struktur společnosti.
Co potřeboval klient řešit na začátku naší spolupráce?
Náš klient postrádal ve vlastních řadách zkušeného projektového manažera, který by dokázal řídit projekty současně běžící v rámci korporátní struktury společnosti. Tato skutečnost pak logicky vyústila v to, že v momentě, kdy se sešlo hned několik velkých projektů, které bylo nutné odřídit, začal náš klient narážet na řadu problémů. Bylo nutné začít řešit efektivitu nákladů a běžný denní provoz, který byl poznamenán začleněním velkého množství pracovníků na realizaci projektů. Zcela chyběly procesy, které by umožnily monitorovat a řídit projekty, v důsledku čehož nebylo možné dodržet cíle, který byly na začátku definovány.
Jak jsme pomohli
Zmapovali jsme veškeré procesy a kompletní situaci uvnitř společnosti. Detailní specifikace vnitřního prostředí a trhu, na kterém klient působí, odhalila potřebu implementace project management office (PMO), která by zajistila hladký chod a realizaci stávajících i nových projektů. Nasadili jsme vlastní projektové manažery zkušené v metodologii, kterou klient požadoval. Ti převzali veškeré projekty v klientově portfoliu a začali je řídit efektivním způsobem, který vedl k okamžitému snížení nákladů. Byl vytvořen monitorovací proces, který byl transparentní a jednoduchý na pochopení. Implementací PMO jsme podpořili organizační strategii, jasně definovali procesy a zajistili lepší výsledky projektů.
Výsledky řešení
↑ Spokojenost koncových zákazníků dodáním projektu, který odráží jejich aktuální potřeby
↑ Zvýšení prodeje v důsledku projektů, které uspokojily konkrétní poptávku na trhu
Jasná srozumitelnost projektů, které pomohly realizovat portfolio projektů přímo v souladu s vizí společnosti a pozicí na trhu
↑ Produktivita v rámci interních struktur klienta díky týmu DEV PACK, který komplexně převzal a zpřehlednil funkce projektového řízení
↓ Pokles pracovní zátěže a nákladů vynaložených na realizaci projektů
↑ Zlepšení vnitřní spolupráce a komunikace díky nově zavedeným procesům a průběžně probíhajícím školením z oblasti posílení měkkých dovedností
Výzvy, kterým jsme čelili
Na počátku našeho působení u zákazníka neviděli zaměstnanci výhody navrhovaného řešení, což vzájemnou spolupráci do jisté míry ztěžovalo. Poměrně rychle jsme si uvědomili, že to bylo způsobeno nedostatkem hlubších znalostí procesu a kvalifikované pracovní síly. Navrhli jsme klientovi řešení v podobě školících programů zaměřených na metodologii projektového řízení a kurzů měkkých dovedností. Nasadili jsme zkušeného projektového manažera, což podpořilo efektivnější alokaci vlastní pracovní síly.
Jakých výsledků jsme dosáhli?
Implementovali jsme plně funkční PMO a zcela převzali zodpovědnost za řízení projektů. Proškolili jsme zaměstnance na metodologii projektového řízení a v oblasti zlepšení měkkých dovedností jako je vyjednávání a rozhodování, zpětná vazba či time management.
Důvody, proč každá společnost potřebuje efektivní projektové řízení
1. Předejdete duplikacím
Bez centrálně implementované funkce PMO nebo alespoň databáze zachycující všechny projekty běžící v rámci společnosti se zvyšuje šance na duplicitní projekty – a to v konečném důsledku vede k plýtvání finančními prostředky i interní pracovní silou.
2. Předejdete plýtvání
Společnosti často využívají k řízení projektů stávající interní pracovníky a ohrožují své každodenní operace. Se jmenováním projektových manažerů, kteří jsou výhradně odpovědní za E2E Project Management, může společnost pokračovat v podnikání jako obvykle a projekty jsou prováděny efektivně.
3. Vyhněte se neúspěchům projektů
Každý projekt by měl splňovat konkrétní očekávání koncového uživatele. Projektoví manažeři, kteří dodržují osvědčené postupy při efektivním vedení projektů, se vyhýbají riziku, že se projekt dostane mimo trať a bude poskytovat své výhody zainteresovaným stranám.
Závěrem
Stali jsme se součástí klientovy společnosti. Nevnímali jsme její kulturu, potřeby, způsob komunikace atp. s cílem posunout se společně dále.
Pokud potřebujete zkušeného projektového manažera/pomoc s implementací funkce PMO, kontaktujte prosím některého z našich specialistů
Kontaktujte nás